KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
MADDE 1- AMAÇ
Kişisel verileri saklama ve imha politikası ZETMO MOBİLYA SANAYİ ve TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından işlenen kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik iş ve işlemler konusundaki usulleri ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
MADDE 2- KAPSAM
Şirket çalışanlarına, çalışan adaylarına, ürün veya hizmet alıcısı kişilere, nakliyecilere ve tedarikçilere ait kişisel veriler bu politika kapsamındadır.
Şirketin sahip olduğu ya da şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu politika uygulanır.
MADDE 3- TANIMLAR
| Alıcı grubu: | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi |
Açık rıza: | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza |
Anonim Hale Getirme: | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi |
Çalışan: | Şirket personeli |
Elektronik ortam: | Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar |
Elektronik olmayan ortam: | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar |
Hizmet sağlayıcı: | Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi |
İlgili kişi: | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi |
İlgili kullanıcı: | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler |
İmha: | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi |
Kanun: | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
Kayıt ortamı: | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam |
Kişisel veri: | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi |
Kişisel veri işleme envanteri: | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter |
Kişisel verilerin işlenmesi: | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya daherhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem |
Kurul: | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
Özel nitelikli kişisel veri: | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri |
Periyodik imha: | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi |
Politika: | Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası |
Şirket: | ZETMO MOBİLYA SANAYİ ve TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ |
Ürün ve hizmet alıcısı: | Müşteri |
Veri işleyen: | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi |
Veri kayıt sistemi: | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi |
Veri sorumlusu: | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi |
Veri sorumluları sicil bilgi sistemi: | Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi |
VERBİS: | Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi |
Yönetmelik: | 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik |
MADDE 4- SORUMLULUK VE GÖREVLER
Şirketin tüm çalışanları ve birimleri;
kişisel verilerin hukuka uygun olarak elde edilmesi, işlenmesi ve saklanması konusunda sorumlu birimlere tam
ve aktif destek verir. Politika kapsamında alınan idari ve teknik
tedbirlerin uygulanmasında, birim çalışanlarının eğitilmesinde, çalışanların farkındalığının sağlanmasında, artırılmasında ve izlenmesinde, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesinde ve kişisel verilerin hukuka
uygun olarak muhafazasında tüm çalışanlar ve birimler, sorumlu birimlere destek olur.
Kişisel
verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım EK TABLO:
1’de gösterilmiştir.
MADDE 5- KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, şirket tarafından EK
TABLO: 2’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde muhafaza
edilir.
MADDE 6- SAKLAMAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER
Şirkette, faaliyetler çerçevesinde işlenen
kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar ve kanun ile ilgili mevzuat
kapsamında muhafaza edilir.
Bu kapsamda saklamayı gerektiren sebepler
şunlardır:
a-
Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması
ve ifası ile doğrudan doğruya
ilgili olması nedeniyle
saklanması,
b-
Kişisel verilerin bir hakkın
tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla
saklanması
c-
Kişisel verilerin kişilerin
temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketin
meşru menfaatleri için saklanmasının
zorunlu olması
d-
Kişisel verilerin şirketin herhangi
bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla
saklanması
e-
Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi
f-
Veri sahiplerinin açık rızasının
alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından
veri sahiplerinin açık rızasının bulunması
MADDE 7- SAKLAMAYI GEREKTİREN İŞLEME AMAÇLARI
Şirket aşağıdakiler dahil olmak ancak
bununla sınırlı olmamak üzere, ilgili kişinin veya ilgili kişi tarafından belirtilen üçüncü tarafların kişisel
verilerini çeşitli amaçlarla işleyebilir:
a- Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
b- Mal ve hizmet satın alım ve sevkiyat süreçlerinin yönetilmesi
c- Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi
d- Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi
e- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
f- Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi
g- İş sağlığı, güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi
h- Yetkili kişi kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi i- Hizmetin ifası
j- Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması
k- Muhasebe faaliyetlerinin yürütülmesi
l- Ödeme ve faturalandırma faaliyetlerinin yürütülmesi
m- Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi
n- Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi
o- İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
p- Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi
q- Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi
r- İletişim ve ürün, hizmet satış faaliyetlerinin yürütülmesi
MADDE 8- İMHAYI GEREKTİREN HUKUKİ SEBEPLER
Kişisel veriler, aşağıdaki durumların varlığı halinde ilgili kişinin talebi üzerine veya re’sen şirket tarafından silinir ya da yok edilir:
a- Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya kaldırılması
b- Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması
c- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması
d- Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi
e- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması
MADDE 9- TEKNİK TEDBİRLER
Şirket tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıdadır:
a- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılır
b- Şifreleme yapılır
c- Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişisel veriler şifrelenerek aktarılır
d- Kişisel verilerin yok edilmesi, geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır
e- Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli yöntemler ile korunur
f- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanır.
MADDE 10- İDARİ TEDBİRLER
Şirket tarafından, işlediği kişisel
verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıdadır:
a- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik tedbirleri alınır
b- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere karşı güvenliği sağlanır
c- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanır
d- Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri bulunur
e- Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır
f- Gizlilik taahhütnameleri yapılmıştır
g- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkilerinin iptali yapılır
h- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içerir i- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılır
j- İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, Şirket bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
k- Şirket, Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
l- Basılı evrak üzerinde yer alan kişisel veriler, kilitli dolap ve ortamlarda muhafaza edilir.
m- Bilgisayar ortamında yer alan kişisel veriler, şifreli giriş yöntemi ile muhafaza edilir.
n- Bilgisayarlara, bilgisayar kayıtlarına ulaşım parola girişi ile mümkündür.
MADDE 11- KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ YÖNTEMLERİ
Kişisel veriler
EK TABLO: 3’te belirtilen yöntemlerle silinir.
MADDE 12- KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ YÖNTEMLERİ
Kişisel veriler
EK TABLO: 4’te belirtilen yöntemlerle yok edilir.
MADDE 13- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Şirket tarafından kişisel verilerin saklama
süresi belirlenirken; öncelikle yasal mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin
olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Bunun haricinde; EK TABLO: 5’te yer
alan saklama ve imha süresi tablosu esas alınır.
MADDE 14- PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Şirket her yıl
Haziran ve Aralık
aylarında periyodik imha işlemi
gerçekleştirir.
MADDE 15- POLİTİKANIN YAYIMLANMASI, SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt)
olarak yayımlanır ve basılı kâğıt nüshası şirket bünyesinde saklanır. Politika,
ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli bölümler güncellenir.
MADDE 16- YÜRÜRLÜK ve UYGULAMA
Politika, şirketin yetkilisince imza
edilmesinin ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde,
politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en
az 5 yıl süre ile şirket tarafından saklanır.
İşbu Politika 10.03.2023 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin güncellenmesi durumunda güncellemeler yayımlandıkları tarihte yürürlüğe girer. Politika en güncel hali ile https://zetmomobilya.com/ sitesinde yayımlanır.
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve
ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümleri
uygulanacaktır.
EK TABLO: 1 Saklama ve imha süreçleri görev dağılımı
UNVANI | BİRİMİ | GÖREVİ |
Şirket sahibi | Şirket | Çalışanların politikaya uygun davranmasından sorumludur. |
Şirket sahibi | Şirket | Politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden sorumludur. |
Şirket sahibi | Şirket | Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur. |
Şirket sahibi | Şirket | Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur. |
EK TABLO: 2 Kişisel Veri Saklama Ortamları
Elektronik Ortamlar | Elektronik Olmayan Ortamlar |
Kişisel bilgisayarlar, Mobil Cihazlar, Yazıcılar, tarayıcılar, fotokopi makineleri, Çıkarılabilir ve taşınabilir bellekler | Kağıtlar Yazılı ve basılı ortamlar Görsel kayıtlar Manuel veri kayıt sistemleri |
EK TABLO: 3 Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri
Veri Kayıt Ortamı | Silinme Yöntemi |
Elektronik ortam | Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
Fiziksel ortam | Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak arşivinden sorumlu kişi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
Taşınabilir medya | Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, şirket sahibi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
EK TABLO: 4 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri
Veri Kayıt Ortamı | Yok Edilme Yöntemi |
Fiziksel ortam | Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
Optik ya da manyetik medya | Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir |
EK TABLO: 5 Saklama ve İmha Süresi Tablosu
Sıra No: | Veri kategorisi | Veriyi içeren belge | SAKLAMA SÜRESİ | İMHA SÜRESİ |
1 |
Kimlik | Nüfus cüzdanı örneği, Aile durum bildirimi, Vesikalık fotoğraf, Müşteri Satış Sözleşmesi, Gizlilik taahhütnameleri, İş sözleşmeleri, Sözleşmeler | Verinin Müşteriden alınarak işlenmesinden itibaren bir kısmı 20 yıl, bir kısmı 1 ay / çalışanın iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl / nakliyeci çalışanı için, nakliye anlaşmasının sona ermesinden itibaren 10 yıl/ nakliyeci yetkilisi için, nakliye anlaşmasının sona ermesinden itibaren 10 yıl / tedarikçi çalışanı için, tedarikçi anlaşmasının sona ermesinden itibaren 10 yıl/ tedarikçi yetkilisi için, tedarikçi anlaşmasının sona ermesinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
2 |
Sağlık Bilgileri |
Sağlık raporu | Çalışanın iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 15 yıl / çalışanların sağlık raporu, iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren en az 15 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
3 | Felsefi inanç, din, mezhep ve diğer inançlar |
Nüfus cüzdanı örneği | Verinin Müşteriden alınarak işlenmesinden itibaren 1 ay / çalışanın iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
4 |
İletişim |
Formlar, Müşteri Satış Sözleşmesi, İş sözleşmeleri, Sözleşmeler | Verinin Müşteriden alınarak işlenmesinden itibaren 20 yıl / çalışanın iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl / nakliyeci çalışanı için, nakliye anlaşmasının sona ermesinden itibaren 10 yıl / nakliyeci yetkilisi için, nakliye anlaşmasının sona ermesinden itibaren 10 yıl / tedarikçi çalışanı için, tedarikçi anlaşmasının sona ermesinden itibaren 10 yıl / tedarikçi yetkilisi için, tedarikçi anlaşmasının sona ermesinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
5 | Müşteri İşlemi | Finans, ödeme belgeleri ve faturalar | Verinin Müşteriden alınarak işlenmesinden itibaren 20 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
6 |
Özlük | Nüfus cüzdanı örneği, özgeçmiş, Askerlik durum belgesi | Verinin çalışan adayından alınarak işlenmesinden itibaren 1 yıl / çalışanın iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
7 | Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri |
Adli sicil kaydı | Çalışanın iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 1 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
8 | Mesleki deneyim | Öğrenim bilgileri, Diploma ve sertifikalar | Çalışanın iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
9 | Diğer bilgiler | Askerlik durum bilgisi | Çalışanın iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
10 |
Finans | Aile durum bildirimi, ücret bordroları, İş sözleşmeleri, müşteri işlemi, tedarik sözleşmeleri, nakliye sözleşmeleri, sözleşmeler, faturalar |
Çalışanın iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl / nakliyeci yetkilisi için, nakliye anlaşmasının sona ermesinden itibaren 10 yıl / tedarikçi yetkilisi için, tedarikçi anlaşmasının sona ermesinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
11 | Hukuki İşlem | Çalışanların dava ve icra dosya bilgileri | Çalışanın iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
12 | Fiziksel mekân güvenliği |
Görüntü kayıtları |
Elde edilmesini takiben 15 gün | Saklama süresinin bitimini takiben 7 gün |
13 |
Özgeçmiş |
Özgeçmiş | Çalışan adayından temin edilmesinden itibaren 1 yıl | Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün |
10.03.2023
ZETMO MOBİLYA SANAYİ ve TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ